Se você tem uma reunião importante, é bom se preparar com antecedência e garantir que todos os detalhes estejam cobertos. Há muito mais a fazer além de preparar seus slides e pontos de discussão, desde elaborar uma estrutura clara, com o conteúdo a ser apresentado, até preparar sua equipe, há muito a considerar. Nesse artigo, vamos falar sobre como se preparar para uma reunião importante, passo a passo!

1 – Defina o propósito e as metas

Primeiro, defina o propósito da reunião. Por que você está se reunindo? É para fazer um brainstorming? É para discutir ou planejar os próximos passos? Se você definir um objetivo claro, será muito mais fácil elaborar uma pauta para a sua reunião.

Em segundo lugar, especifique o objetivo principal. O que deve resultar da reunião? Qual é o principal resultado? Defina um resultado tangível para a reunião e mantenha-se fiel a ele. Se for para tomar uma decisão sobre X, não saia da reunião sem cumpri-la.

Esses serão os indicadores que ajudarão você a definir as expectativas certas e a conduzir a reunião na direção certa.

2 – Crie e compartilhe uma pauta

Agora que você definiu os objetivos e metas da reunião, é hora de criar uma pauta. A pauta é um esboço de todas as atividades e pontos de discussão a serem abordados durante o evento para atingir o objetivo. Em resumo, é uma estrutura que a sua reunião seguirá.

Embora não exista um modelo de pauta universal, existem várias práticas recomendadas a serem consideradas ao elaborar uma pauta para a) reuniões recorrentes e b) reuniões únicas ou iniciais.

Reuniões recorrentes

Com reuniões que você realiza regularmente, como por exemplo cronogramas das tarefas do período, é tentador pensar que não há necessidade de uma pauta. Seus colegas já conhecem o formato, então o que há para planejar? Bem, ainda há pontos a considerar.

A palavra-chave aqui é simplicidade. Uma pauta simples é essencial e manterá sua reunião coesa. Tudo o que você precisa é de uma lista de pontos de ação para analisar. Anote os principais pontos de discussão que você deseja abordar. Você pode até mesmo designar responsáveis ​​que conduzirão a discussão em torno de cada ponto.

Reuniões pontuais ou extraordinárias

Com novas reuniões para as quais você ainda não tem um formato definido, é preciso ir mais a fundo. Nesses casos, é preciso elaborar toda a pauta do zero. A palavra-chave é alinhamento. Considerando que os membros da sua equipe não conhecem o formato, é crucial:

• Comunicar claramente o propósito, as expectativas e os objetivos da reunião
• Descrever a estrutura e a duração
• Explicar o que precisa ser preparado e quais são as responsabilidades de cada membro
• Reunir perguntas ou pontos de discussão com antecedência

Se houver vários palestrantes na reunião, combine com eles antes de começar. Defina o tempo que cada um pode falar, inclusive para responder eventuais perguntas. Seja o mais específico possível.

3 – Envie convites para reuniões

Envie convites para reuniões a todos os envolvidos com pelo menos duas semanas de antecedência para que seus colegas tenham tempo suficiente para incluí-los em suas agendas.

Adicione todos os detalhes importantes na descrição do convite para a reunião. Compartilhe os objetivos e a pauta. Independentemente de você já ter compartilhado ou planeja compartilhar posteriormente, disponibilize-os também no convite.

Caso esteja se reunindo online ou em um ambiente híbrido, inclua também o link para a videoconferência para que ninguém possa perdê-la e possa acessá-la facilmente por meio de seus calendários.

4 – Colete perguntas e ideias da sua equipe

Coletar as contribuições dos membros da equipe antes da reunião funciona bem com alguns formatos de reunião.

Brainstorming e planejamento

Por exemplo, se você estiver realizando uma sessão de brainstorming ou uma reunião de planejamento, comece a coletar as ideias dos membros da sua equipe com antecedência. Isso dá aos seus colegas um espaço seguro para enviar suas ideias e equilibra o jogo – todos podem contribuir igualmente, mesmo aqueles que têm medo de se manifestar na reunião. Eles podem até fazer isso anonimamente, se desejarem.

Além disso, é mais eficiente do que fazer um brainstorming durante a reunião. Permite revisar todas as contribuições antes da reunião e, em seguida, passar o tempo da reunião discutindo e priorizando.

Retrospectivas de reuniões anteriores

Uma retrospectiva de equipe é outro tipo de reunião em que você pode se beneficiar muito ao coletar insights antecipadamente.

Envie uma pesquisa para seus participantes preencherem com antecedência. Analise as respostas das pessoas e procure padrões, itens mencionados repetidamente ou qualquer outro feedback importante. Dessa forma, você pode identificar os problemas mais urgentes, que podem ser usados ​​para criar uma pauta e impulsionar as discussões durante a reunião.

5 – Distribua materiais de apoio

Se houver algum material que você queira que os participantes da reunião revisem antes da reunião, ou se houver algo que você queira que sua equipe prepare, comunique-o com bastante antecedência. Você pode, por exemplo, adicioná-lo como anexo ao convite da reunião ou compartilhá-lo em seu canal de comunicação interno.

Isso é bom para que todos estejam alinhados e familiarizados com a discussão que se seguirá. No entanto, é uma boa prática esclarecer as expectativas e fazer uma distinção clara entre o que é essencial e o que é desejável. Talvez nem todos precisem ler uma apresentação de 50 slides

6- Prepare seus slides

Preparar o conjunto de slides é um exercício que você certamente conhece muito bem, mas aqui estão algumas dicas que podem facilitar um pouco sua vida.Aplique uma abordagem minimalista aos seus slides. Mantenha-os simples: uma ideia, um número, uma frase por slide. As pessoas não querem ler grandes volumes de texto em slides. Além disso, é visualmente mais atraente.

Use o método da “Regra dos Três” – três marcadores, três colunas, etc. É mais fácil para as pessoas processarem.

Reduza também o número de slides. Dedique o tempo da reunião a uma discussão produtiva, em vez de passar por uma apresentação de 80 slides.

Use recursos visuais como imagens, gráficos, tabelas, etc. Em vez de fazer as pessoas lerem, aplique a abordagem “mostrar e contar” – mostre algo visual e descreva o que as pessoas estão vendo.

Se houver vários apresentadores na sua reunião, tenha um conjunto de slides. Compartilhe-o com todos os participantes antes da reunião e peça que adicionem seus slides lá. É muito mais fácil do que alternar entre apresentações.

Ao preparar os slides para a sua reunião, pense em todos os pontos de interação com os participantes.

7 -Crie oportunidades de interação

Ao planejar uma reunião, crie vários “pontos de interação” – os pontos na pauta onde você cria propositalmente um espaço para os participantes da reunião contribuírem ativamente. Isso é importante para criar um engajamento significativo ao longo da reunião. Se você deixar seus participantes sentados passivamente durante a reunião, acabará perdendo a atenção deles.

A Forbes relata que, em média, uma pessoa perde o foco em 10 minutos. Se, por outro lado, você der espaço para que eles se envolvam ativamente na reunião, você os engajará.

Revise a pauta da sua reunião e pense em qual momento faria sentido ouvir seus participantes. Por exemplo, depois de fazer um brainstorming de algumas ideias para projetos, pergunte aos seus colegas de equipe: “Quais destes projetos você acha que devemos priorizar no próximo trimestre?”

Transforme isso em uma enquete interativa. Adicione suas ideias de projetos como opções em uma enquete de múltipla escolha ou de classificação e deixe seus colegas de equipe votarem.

8 – Prepare a abertura

A forma como você inicia a reunião pode estabelecer as bases para o restante dela, portanto, não deixe nada ao acaso e certifique-se de preparar bem a sua abertura.

Dê as boas-vindas a todos; se incluir participantes remotos, cumprimente-os de forma especial para que se sintam incluídos desde o início. Para descontrair, prepare um pequeno quebra-gelo usando as famosas perguntas para quebrar o gelo ou, se precisar de uma atividade interativa rápida que faça as pessoas conversarem, ou crie uma enquete divertida.

Por exemplo, verifique o clima na sala e pergunte aos seus colegas como eles se sentem em uma enquete de nuvem de palavras. Use os resultados da enquete para iniciar um pequeno bate-papo no início – é bom começar a reunião com um pouco de socialização e certifique-se de fazer perguntas abertas se quiser que as pessoas realmente conversem.

Depois de iniciar a parte oficial, forneça um contexto rápido sobre o motivo da reunião de hoje e repasse brevemente a pauta para as pessoas mais uma vez.

9 -Organize a reunião

Por fim, certifique-se de ter definido a disposição da sala de reunião – seja em uma sala presencial ou virtual.

Reunião presencial

Reserve uma sala de reunião e adicione o número da sala no convite ou anote-o no canal de comunicação interno da sua equipe para que todos saibam onde será a reunião.

Considere o número de participantes; certifique-se de que todos tenham um lugar para se sentar. Disponha algumas cadeiras extras por segurança – mais é melhor do que menos.

Certifique-se de que os assentos não favoreçam ninguém – todos devem se sentir iguais e capazes de contribuir. Certifique-se de que todos possam se ouvir bem. Se for uma reunião grande, certifique-se de que haja um microfone à disposição.

Providencie bebidas; pelo menos água, para que as pessoas não precisem sair da sala para beber.

Reunião híbrida

Reserve uma sala com uma tela grande e uma configuração tecnológica que permita uma teleconferência com boa qualidade de áudio e vídeo.

Um bom áudio é fundamental. Certifique-se de que todos os participantes, tanto presenciais quanto remotos , consigam se ver e ouvir bem. Se seus colegas online não conseguirem ouvir o que está acontecendo na sala, terão dificuldade para participar da discussão. Certifique-se de que todas as suas salas de reunião estejam equipadas com alto-falantes externos de qualidade.

Tenha microfones disponíveis na sala de reunião para garantir que todos online possam ouvir seus colegas presenciais, caso falem. Isso é importante especialmente para reuniões com um número maior de participantes.

Verifique se as pessoas online conseguem ouvir você bem. Todos precisam ouvir tudo – e sentir que são ouvidos.

Sala online: Reunião totalmente remota

Certifique-se de que todos tenham fácil acesso ao link da videoconferência onde a reunião acontecerá. Compartilhe o link no canal de comunicação interno da sua equipe ou em um convite do calendário (consulte o ponto nº 3).

Envie um lembrete da reunião pelo canal de comunicação interno da sua equipe cerca de 5 minutos antes da reunião.

Inicie a videoconferência alguns minutos antes para evitar atrasos. Teste o áudio e solucione quaisquer problemas técnicos em potencial.

Certifique-se de que todos os participantes possam ouvi-lo bem conforme as pessoas começam a entrar na chamada. Você pode fazer uma pequena verificação de “joinha” – basta pedir aos participantes que levantem a mão se ouvirem bem.

Incentive as pessoas a ligarem suas câmeras para que sua reunião pareça mais pessoal.

Pronto para começar?

A qualidade da preparação pode fazer a diferença, e cocê nunca pode estar preparado demais. Mas não se preparar é por sua conta e risco.