O trabalho remoto se tornou uma realidade para a grande maioria das empresas, e trouxe muitos ganhos de produtividade e de tempo, evitando alguns deslocamentos demorados e cansativos e até permitindo que as pessoas morem cada um em uma cidade ou país. Mas também trouxe desafios, como a comunicação. Nesse post, vamos dar algumas dicas para se comunicar com uma equipe em trabalho remoto

Porque você precisa investir em se comunicar com uma equipe em trabalho remoto

Você deve investir em se comunicar com a sua equipe em trabalho remoto porque vocês precisam atuar como um time, independentemente de estarem no mesmo lugar e momento. É a sincronia, a organização, que faz com que os esforços de uma equipe seja mais do que a soma dos esforços de todos os seus membros separadamente

É sempre bom saber como são os membros da sua equipe. Em ambientes de escritório normais, isso é fácil de fazer, mas com equipes remotas pode ser um pouco difícil. E é sobre isso que são muitas de nossas dicas para se comunicar com uma equipe em trabalho remoto.

Reserve um tempo para as pessoas se verem

A comunicação síncrona, ou seja, em tempo real, é a maneira ideal de os membros de uma equipe se comunicarem, de uma maneira mais próxima possível da que fariam em um escritório. Para isso, ferramentas como o Zoom ou o Google Meet são bastante eficientes.

Mas, para funcionar, as pessoas precisam estar no mesmo fuso horário, ou ao menos, em fusos horários próximos. Se não for o caso, talvez você deva apelar para formas de comunicação assíncronas.

Sabemos que na vida real, muitos profissionais que, por exemplo, atuam em comércio internacional, e têm clientes em outros países, ou trabalham em empresas com sedes em fusos horários distantes, se acostumaram a realizar reuniões em horários pouco ortodoxos.

Entretanto, fazer disso uma prática constante, e não somente em casos específicos, pode ter consequências para a saúde física e mental. Por isso, quando uma reunião é algo mais de rotina, pode-se apelar para tecnologias como o Loom , que permitem que você filme sua tela e a si mesmo simultaneamente e compartilhe com sua equipe, permitindo que os que estão fora de seu fuso horário recebam o seu conteúdo.

A Automattic, empresa responsável, entre outras tecnologias, pelo WordPress, criador de sites mais popular do mundo, usa esse tipo de comunicação de maneira eficaz. E uma das vantagens percebidas, Na verdade, é ótimo porque não força ninguém a trabalhar em horários muito fora do razoável, e permite que as pessoas respondam em seu próprio tempo.

Como a comunicação assíncrona pode funcionar

Para que a comunicação assíncrona realmente funcione, a qualidade do conteúdo da comunicação precisa ser aperfeiçoado. Ou seja, precisa fornecer as informações necessárias para que outros membros da equipe as utilizem sem a necessidade frequente de esclarecimentos ou informações extras.

Dessa forma, deve ser colocado um prazo no tempo de resposta, principalmente se for urgente ou se outras tarefas forem bloqueada por causa disso. Seja claro sobre por que você precisa da resposta e quando precisa dela. A equipe deve ter todos os recursos necessários organizados em um só lugar para poder obter suas respostas rapidamente.

Abrace novas formas de comunicação

Nem todas as mensagens precisam ser entregues por e-mail ou telefone. Quando você está transmitindo informações que não requerem necessariamente uma resposta, pode ser apropriado optar por outro método. Considere a opção de uma mensagem de voz entregue por meio de um software de memorando de voz.  Rápido de gravar e ouvir, e que não requeira longas idas e vindas

Utilize uma forma de comunicação inteligente e eficiente

Mensagens instantâneas podem ser uma ótima opção se você precisar de uma resposta rápida. E também são boas quando os membros de sua equipe querem apenas conversar casualmente. Mas, quando se fala de comunicação inteligente e eficiente, significa ser aberto e compartilhar o máximo que puder.

Nesses casos, é melhor dedicar um pouco de tempo para elaborar uma resposta significativa e informativa, ou seja, eficiente, do que disparar respostas rápidas que exigem gerarão mais perguntas de acompanhamento, tomando mais tempo e futuras interrupções.

O tom das mensagens importa

Em várias culturas, a brasileira incluída, como se diz é tão ou mais importante que o que se diz. Então, principalmente se for um assunto importante, e talvez, delicado, você está completamente certo em pensar que a mesma mensagem enviada por e-mail, por mensagem escrita no WhatsApp, ou até por mensagem de voz, pode ser interpretada de maneiras diferentes.

Em outras palavras, o que em uma conversa pode ser dito de maneira diplomática e amável, em um texto “seco” e direto de e-mail pode soar excessivamente agressivo. Tenha cuidado em relação a isso.

Entre no fuso horário correto 

Se sua equipe estiver trabalhando em vários fusos horários diferentes, certifique-se de que todos saibam qual deles é o padrão para agendar reuniões de negócios, prazos de projetos e assim por diante. Fora do prazo final, tente acomodar as pessoas mudando as reuniões para os horários locais de vez em quando.

Conheça as novas formas de trabalhar

Embora as formas antigas ainda sejam relevantes para grande parte do seu trabalho, não se esqueça de implementar métodos novos e melhores para compartilhar arquivos, colaborar em projetos e definir tarefas para sua equipe. Existem várias ferramentas on-line disponíveis para facilitar as comunicações remotas, como por exemplo, o Trello.

Crie e fortaleça a cultura organizacional 

Embora o trabalho remoto pareça ótimo, ele requer algum pensamento e planejamento e um certo grau de disciplina entre os membros da equipe, inclusive para manter a saúde mental.  Apesar de estarem trabalhando fora da vista um do outro, é importante que todos tenham um grande entendimento sobre o está acontecendo, quais são os objetivos e estejam inseridos na cultura organizacional.

Não basta simplesmente estabelecer tarefas e metas e esperar que todos as cumpram.  Estar inserido na cultura da empresa tem um grande efeito sobre motivação e produtividade.

Promova reuniões presenciais constantes 

Existem casos de empresas em que a maior parte dos funcionários estão na mesma cidade, mas que adotaram o home office por escolha própria. Nessas empresas, as pessoas que não se adaptaram a trabalhar em casa usam espaços de coworking com frequência.

Mas além disso, a própria empresa percebeu que a falta de convivência entre colegas de trabalho não ajuda a fortalecer a cultura corporativa e o espírito de equipe, por isso promovem dias no coworking, em que, com uma frequência quinzenal, reúnem toda a equipe para trabalhar presencialmente, no mesmo local.