Você tem a impressão de que nunca tem tempo para fazer as todas as coisas que deseja, das tarefas cotidianas aos novos projetos, inclusive naqueles em que pensa quando não consegue dormir? Mas, de alguma forma, tem tempo para navegar pelo Facebook e Instagram? Se você se identificou, e acha que isso é um problema, assuma o comando do seu dia com 11 dicas de gerenciamento do tempo.

Gerenciamento do tempo significa que não posso parar nunca?

Veja bem! Não há nada de errado em um pouco de distração, relaxamento, ou até em uma conversa com um colega coworker, que, a princípio, não tem nenhum objetivo prático. É justamente para essas pausas relaxantes para combater o bloqueio criativo que os coworkings têm salas de descompressão! E um excelente networking pode ser iniciado com conversas absolutamente descompromissadas.

Mas como diz o ditado, a diferença entre o remédio e o veneno pode ser a dosagem. Se o seu dia de trabalho não está rendendo o que deveria, e no momento em que você está em casa, e não está em home office, mas convivendo com sua família, ou vendo uma série no Netflix, e ao invés de relaxar e se distrair, você está pensando em trabalho, há algo errado! E você pode estar precisando fazer um melhor gerenciamento do tempo.

Para isso, listamos essas 11 dicas.

1 Defina uma lista de prioridades

Todos nós temos uma variedade de coisas que ocupam nosso dia. Descubra as coisas que são obrigatórias, as que devem ser feitas e as que você deseja fazer, e defina uma lista de prioridades.

Faça o seu gerenciamento do tempo planejando seu dia em torno das tarefas essenciais, preenchendo o restante com itens da lista de itens obrigatórios e desejados. Certifique-se de ter em mente uma hierarquia de tarefas, definindo o que você precisa fazer  no curto prazo e o que, mesmo sendo importante, pode esperar um pouco. Ou seja, é preciso ter bem claros os conceitos de importante e urgente.

2 Diferencie o importante do urgente

Para fazer o correto gerenciamento do tempo, podemos definir as tarefas em quatro grupos, baseados no quanto elas são importantes e urgentes.

importante e urgente

urgente, mas não importante

importante, mas não urgente

Não urgente e não importante

É natural que passemos a maior parte do tempo realizando os dois primeiros tipos de tarefa, importante e urgente e urgente, mas não importante. Isso faz sentido para as coisas que são importantes e urgentes, mas e para as coisas que são definitivamente importantes, mas não têm urgência?

Como você evita que eles consumam o tempo em que você é mais produtivo? Em última análise, é uma questão de se manter organizado e eliminar o que é urgente e não importante, inclusive, para você poder cuidar do imprevisível.

Dando um exemplo prático, vamos supor que um de seus melhores clientes tenha tido um problema imprevisto, na área em que você o atende. Esse problema se tornou uma emergência sua, porque se você não o atender, provavelmente perderá a conta. Então, tenha a certeza de que suas outras tarefas que são importantes e urgentes estejam em dia, para que você possa ter um pouco de flexibilidade para lidar com imprevistos.

Coloque suas tarefas em uma planilha ou gráfico, que lhe dará uma boa ideia de onde você está gastando seu dia e o ajudará a gerenciar melhor o seu tempo.

3 Crie uma rotina

Você já precisou começar a trabalhar em um novo projeto, mas não conseguiu reunir energia para começar? Às vezes, começar é a parte mais difícil do trabalho. Uma forma de combater isso é criar uma  rotina.

A rotina é uma maneira subconscientemente de avisar seu cérebro que é hora de trabalhar , e tornar esse obstáculo inicial um pouco mais fácil de superar. As rotinas variam muito de pessoa para pessoa, mas funcionam melhor se realmente se tornarem um hábito. Por exemplo, você pode começar o dia com 30 minutos de exercícios, tomar uma xícara de café enquanto revê sua agenda e ouvir as notícias. O que quer que funcione para você!

4 Comece o seu dia com o trabalho mais desafiador, e termine com o mais fácil.

É cientificamente comprovado que o cérebro, de certa maneira, funciona como todos os outros músculos do nosso corpo. Ou Seja, mesmo um atleta treinado tem um momento de alta performance, mas não consegue mantê-la indefinidamente. Uma hora, se cansa. Por isso, para atingir sua máxima performance, ele precisa estar descansado.

Como o cérebro funciona da mesma maneira, por isso é recomendável que você comece o seu dia com o trabalho mais desafiador, e termine com o mais fácil.

Verificou-se que quando as pessoas têm coisas pendentes em sua lista de tarefas, sejam tarefas domésticas mundanas ou um projeto importante para o trabalho, pensar criticamente e se concentrar se torna difícil. Portanto, se concluir seu trabalho mais desafiador logo de manhã, seu cérebro pode relaxar e se concentrar no que mais surgir.

Além disso, quanto mais você adiar o trabalho, mais difícil será começar. O cérebro é muito bom em inventar desculpas. É por isso que tantas pessoas têm dificuldade em ir à academia depois do trabalho. Em outras palavras, fazer o seu correto gerenciamento do tempo inclui administrar o seu cansaço, como faria um maratonista, por exemplo!

5 Trabalhe no seu projeto importante todos os dias

Seja qual for o projeto importante que priorizou, trabalhe nele todos os dias, por um certo numero de horas. O aprendizado que você terá fazendo esse trabalho diariamente aumentará significativamente com o tempo, e consequentemente,  você terá chances de aperfeiçoar seu projeto.

6 Descubra qual o seu melhor ritmo de trabalho

Temos quantidades limitadas de atenção e precisamos de intervalos para restabelecer a energia, e consequentemente, poder dar atenção máxima a uma tarefa.

O tempo real é diferente para todos. Você pode fazer um ótimo trabalho concentrando-se por 90 minutos ou duas horas, fazendo pequenas pausas para repor as energias. O truque é experimentar e descobrir o que funciona para você e, em seguida, agendar seu trabalho nesses intervalos, com pequenas pausas entre eles.    

7 Ignore o mau humor

Você acordou de mau-humor e não está com vontade de trabalhar? Se você tem um emprego fixo, nem é preciso falar que você precisa ir ao trabalho! O Assunto não está aberto à discussão! Resolva seu mau-humor!

Mas, se você trabalha por conta própria, e tem flexibilidade para fazer seus horários e locais de trabalho, ou até é um nômade digital, que consegue trabalhar de qualquer lugar do mundo onde haja internet, o melhor conselho que você pode ouvir é: ignore o mau-humor e vá ao trabalho!

Se algo é importante para você, então você precisa fazê-lo, independentemente de estar com vontade naquele dia, ou não. Isso cria a disciplina que irá ajudá-lo a atingir seus objetivos.

8 Corte as distrações

Com o que você se distrai voluntariamente e desperdiça seu tempo e energia? Redes sociais, e-mail, grupos de WhatsApp? Se estiver em home office, ligar a TV e assistir “apenas 15 minutos” uma série do Netflix ou Disney +? Seja o que for, apenas pare! Elimine as distrações”

No mínimo, pelo tempo em que você agendou para focar no seu trabalho! As pessoas não são boas em resistir às tentações! Não é uma tarefa que realizamos com facilidade. Então preste-se um grande favor, e remova as fontes de distração completamente. Seus resultados agradecem!

9 Evite a armadilha multitarefa. Agrupe tarefas semelhantes em conjunto.

Você é um profissional multitarefas, com um grande rol de competências e capacidades? Ótimo!Mas evite a armadilha multitarefa, para que seu tempo renda mais e você consiga melhores resultados, com um trabalho de melhor qualidade.

Para a maioria das pessoas, é melhor fazer tarefas semelhantes em conjunto, para evitar que o cérebro precise mudar de sintonia. Se você precisa realizar trabalhos semelhantes, mesmo que  para vários projetos diferentes, tente fazê-los consecutivamente, em vez de inserir outras tarefas no meio.

10 Identifique por que você procrastina

Você evita trabalhar em um projeto porque está entediado? Você não sabe como fazer alguma coisa? Você tem medo de críticas? Pense bem e descubra qual é o verdadeiro problema que faz com que você fique inventando desculpas para adiar o inicio daquele trabalho, para encarar o leão de frente!

Depois de saber, você pode fazer o possível para lidar com isso e seguir em frente. Se você está entediado, tente adicionar algo que o torne mais interessante ou apenas acabe com isso. Se for falta de conhecimento, tente expandir suas habilidades.

11 Aprenda a dizer não

Todos nós somos constantemente bombardeados com pedidos, dos mais variados tipos. Sempre convém ser prestativo com colegas de trabalho, e principalmente clientes, mesmo se o pedido for algo um pouco fora de um escopo combinado de tarefas. Mas se, avaliando essas solicitações em comparação com as suas tarefas prioritárias, perceber que elas não agregarão valor, e o prejudicarão em alcançar seus objetivos, sempre educadamente, diga não.