Você chega ao final do seu dia de trabalho e olha para sua lista de tarefas e sente uma grande frustração ao perceber que fez, no máximo, metade do que precisava para o dia, e está cansado, tenso, estressado, e parece que o dia não rendeu? Para lidar com esse problema, conheça nossas 10 dicas para aumentar sua produtividade no trabalho e se estressar menos!

Como é a sensação de que você precisa aumentar sua produtividade no trabalho

Podemos considerar como um bom dia de trabalho quando você termina mais cansado, mas com a sensação de que realizou suas tarefas para aquele dia com sucesso, e que as tarefas para os próximos dias estão sob controle, certo? E agora, você pode terminar seu dia relaxando, praticando um esporte passando um tempo com sua família, descansando, ou todas essas coisas.

A sensação oposta é quando o dia já está terminando, você está cansado, estressado, a pilha de xícaras de café foi aumentando e a lista de tarefas a serem feitas não foi diminuindo. No máximo, está pela metade! E você se pergunta:  por que não conseguiu realizar mais?

A resposta é que manter um alto nível de produtividade no trabalho não é intuitivo nem fácil. Mas você não precisa se resignar a sentir desânimo e esgotamento ao final de cada dia de trabalho. Por isso elaboramos essas 10 dicas para aumentar sua produtividade no trabalho, realizar suas tarefas, e se estressar menos!

Administre sua energia, não apenas seu tempo

As pessoas naturalmente têm altos e baixos em seus processos de trabalho ou em quão bem conseguem se concentrar. Esses altos e baixos em seu foco e motivação ocorrem naturalmente em seu corpo.

Então, ao invés de tentar competir com a sua própria biologia tomando quantidades imensas de café, a atitude mais inteligente é prestar muita atenção aos momentos do dia em que você se sente que sua energia e criatividade são maiores.

Mantenha um diário por pelo menos uma ou duas semanas (um dia não é tempo suficiente para identificar tendências) e observe como você se sente. Você terá mais facilidade em identificar seu horário nobre biológico, os horários em que você está mais produtivo.

Com essas informações, você pode alocar seu trabalho de forma mais eficaz. Planeje o trabalho que exige mais esforço, estudo e criatividade para as suas melhores horas, e deixe outras tarefas, como por exemplo, os serviços domésticos, especialmente se você estiver em home office, para os momentos em que se sentir um pouco mais esgotado.

Crie uma lista de prioridades

O primeiro passo para aumentar sua produtividade no trabalho é evitar os comportamentos que preparam o terreno para o seu fracasso, como por exemplo, definir uma lista de 25 tarefas a fazer. Se tudo é prioridade, nada é. E a única certeza que você terá será a de estar desapontado no final do dia.

Tente reduzir suas prioridades, escolhendo entre cinco e nove tarefas que você deseja realizar, ou pelo menos fazer progressos, em um dia. O chamado número mágico é sete, e você acrescenta, chegando a nove, ou reduz, ficando com cinco, de acordo com a complexidade e a dificuldade de cada tarefa.

Elimine as distrações

Distrações e interrupções são um obstáculo para quem está em busca de como aumentar sua produtividade, mas elas se enquadram em duas categorias diferentes: As autoimpostas e as que vêm do ambiente.

Auto impostas 

Distrações auto impostas são aquelas que estão sob nosso controle, mas das quais podemos nos desligar, como as redes sociais e as notificações que recebemos de nossos dispositivos, como mensagens de WhatsApp e e-mails, e basta que decidamos fazer isso.

Impostas pelo ambiente

Essas são as distrações que não conseguimos controlar tão facilmente, como alguém que fala com você, um colega que passa pela nossa mesa, alguém falando alto e demais sons que vêm do ambiente.

E a questão não é somente o tempo que você perde ao se distrair, mas o tempo e a energia que você despende para retornar ao nível de concentração em que você estava, que os especialistas chamam de “estado de flow”, o que pode levar mais de 20 minutos.

Você nunca eliminará completamente essas distrações, mas pode reduzi-las seguindo essas dicas:

• Feche sua guia de e-mail, configurando uma resposta automática
• Coloque seu telefone, o WhatsApp web e outras plataformas de mensagens instantâneas para o modo “não perturbe”
• Use um bloqueador de navegador (como o StayFocusd) para evitar perda de tempo em sites
• Coloque fones de ouvido para bloquear distrações ambientais.

Concentre-se em uma coisa de cada vez

Tentar ser um profissional multitarefas é um dos maiores erros que as pessoas costumam se auto impor. Pesquisas mostram que o cérebro humano é realmente incapaz de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo!

O que acontece é que alternamos rapidamente entre diferentes tarefas, o que é apropriadamente chamado de troca de tarefas ou troca de contexto. Ou seja, é uma distração auto imposta.  Logo, se você quer aumentar sua produtividade, tentar fazer mais de uma coisa de cada vez gerará o efeito exatamente oposto!

Como se concentrar em uma coisa de cada vez

Nem sempre se concentrar em uma coisa de cada vez é fácil. Para isso, diga em voz alta aquilo em que você vai trabalhar (por exemplo, “Vou terminar essa pesquisa!”). E é isso! É chamado de conversa interna externa, e muitas pesquisas mostram que pode ter um impacto real no seu comportamento.

Agrupe suas tarefas 

Mesmo que você esteja focado em apenas uma tarefa por vez, alternar repetidamente entre diferentes tipos de trabalho pode ser mentalmente desgastante, porque você usa diferentes partes do seu cérebro para tarefas diferentes, o que significa que você está sobrecarregando muito por não ter qualquer tipo de abordagem sistemática para o seu trabalho.

Em vez disso, agrupe suas tarefas em lote, o que consiste em agrupar tarefas semelhantes e executá-las todas de uma vez. Você pode até tentar o bloqueio de horário, onde você define janelas de horário específicas para determinados tipos de tarefas (por exemplo, você responderá e-mails das 9h às 10h).

Talvez você ainda precise ocasionalmente lidar com coisas fora dos horários designados, mas qualquer esforço para unir as tarefas relacionadas dará ao seu cérebro um descanso bem-vindo. E esse descanso é essencial para quem quer aumentar sua produtividade no trabalho.

Crie hábitos saudáveis

Não são apenas as coisas que você faz durante o dia de trabalho que afetam sua produtividade. As coisas nas horas vagas também têm muito peso. Manter hábitos saudáveis ​​é muito mais fácil de falar do que fazer, mas mesmo mudanças aparentemente pequenas podem ter um grande impacto nos seus níveis de energia, concentração e humor geral, e ajudar a aumentar sua produtividade no trabalho.

Aqui estão algumas coisas rápidas para tentar:

• Beba um copo inteiro de água antes do café da manhã.
• Defina um cronômetro a cada hora para levantar da mesa e se alongar.
• Aumente a hora de dormir (até meia hora ajuda) para dormir um pouco mais.
• Pratique esportes e atividades físicas.

Faça pequenas pausas

O senso comum diria que quanto mais tempo passamos em nossa mesa significa que faremos mais. Mas, na realidade, estudos mostram que fazer pausas regulares pode realmente nos ajudar a aumentar a produtividade no trabalho.

Se você tende a ser sugado pelo trabalho e se esquecer de se afastar, usar um método de gerenciamento de tempo como a Técnica Pomodoro garantirá que você acorde para um intervalo de cinco minutos entre cada período de trabalho de 25 minutos.

Quer maximizar seu impacto nesse curto espaço de tempo? Saia para tomar um pouco de ar fresco. Estudos mostram que sair para a natureza pode aliviar a fadiga mental.

Melhore seu espaço de trabalho 

Quem passou pela experiência do home office obrigatório em 2020 e 2021, e não estava preparado para isso sabe como um ambiente nada ideal pode afetar nossa produtividade. É por isso que vale a pena selecionar um espaço de trabalho que ajude você a se sentir mais focado e motivado.

Isso pode significar algo diferente para todos, mas aqui estão algumas sugestões:

• Invista em alguns acessórios ergonômicos de mesa (como cadeira, almofada ou pousa palmas) para apoiar seu corpo.
• Posicione sua mesa perto de uma janela. A luz natural pode melhorar seu desempenho no trabalho.
• Adicione uma planta ao seu espaço de trabalho. Um estudo descobriu que pessoas com plantas próximas tiveram um tempo de reação 12% mais rápido em testes de computador.

Outros esforços, como contar com um gerenciador de senhas, criar modelos e usar uma plataforma centralizada de gerenciamento de projetos, significam que você pode gastar menos tempo procurando o que precisa e mais tempo focado em seu trabalho real.

Mude de ambiente de vez em quando

Quando o seu ambiente pode ter um impacto tão grande no seu foco e produtividade, vale a pena tentar alterá-lo de vez em quando.

Saia da sua mesa para responder alguns e-mails no sofá. Ou leve seu laptop para o pátio. Se você está em home office ou regime de trabalho híbrido, e a princípio não fará uma grande diferença de onde você trabalha, faça uma lista de coworkings e cafeterias perto da sua casa, onde você poderá ir quando precisar mudar de ambiente.

Isso irá aumentar sua produtividade no trabalho porque não apenas cria uma pausa extra (você precisa pausar o que está fazendo e se mudar), mas também ajuda você a se esforçar. Seu cérebro adora novidades e libera dopamina quando é apresentado a algo novo e excitante. A dopamina não é apenas uma substância química cerebral para “sentir-se bem” – é também um poderoso motivador.

Deixe o perfeccionismo de lado

Uma das crenças que mais prejudica quem precisa aumentar sua produtividade no trabalho é o perfeccionismo. Ele não leva somente ao fracasso em realizar uma tarefa, mas à procrastinação, porque se não conseguimos terminar as coisas perfeitamente, nem começamos. Essa atitude, que é uma espécie de autossabotagem, pode acontecer sem que nós mesmos percebamos.

E, mesmo quando conseguimos começar , acaba nos levando ao fracasso porque, em um perfeccionismo exagerado, nos dedicamos a um interminável processo de melhora, ajuste e aperfeiçoamento, e acabamos perdendo os prazos. E o que é pior: não terminamos o que começamos!

Embora esse desejo de fazer um trabalho impecável seja admirável, também pode prejudicar significativamente o seu progresso e produtividade. Ou seja, tome cuidado para que o ótimo não seja inimigo do bom.

Como você pode parar de ficar obcecado, focar no progresso em vez da perfeição e aumentar sua produtividade? Quando tiver uma tarefa ou projeto, defina um prazo (ou seja, um determinado período, como 15 minutos ou uma hora) que determina quanto tempo você trabalhará naquele item específico. Quando o prazo terminar, essa tarefa estará tão concluída quanto possível por enquanto.

Essa tática não apenas inspira um senso de urgência (que inspira você a agir), mas também diminui a pressão auto imposta, porque seu foco estará em ver quanto progresso você pode fazer naquele espaço de tempo, em vez de trabalhar até finalizar a tarefa, não importa quanto tempo leve.

Assuma o controle para aumentar sua produtividade no trabalho

A maioria de nós tem muito o que fazer. Mas mesmo com grandes expectativas e as melhores intenções, é difícil reunir motivação e aproveitar ao máximo o tempo no trabalho.

A verdade é que você é humano – você não operará com eficiência máxima o dia todo, todos os dias. Mas ainda há muitas coisas que você pode tentar para aumentar sua produtividade no trabalho, e ter um final de dia com mais tarefas cumpridas e menos xícaras de café consumidas, porque um delicioso expresso ou cappuccino deve ser, antes de mais nada, um prazer!