O tom de voz na comunicação pode ser definido como a forma como uma pessoa fala com outras pessoas. Frequentemente, a maneira como você diz algo é tão importante quanto o conteúdo da sua mensagem, e é considerada uma das habilidades de comunicação mais valiosas.

Dependendo da pessoa com quem você fala e do contexto da situação, você pode ajustar o tom de voz. Ao falar com seu chefe, você pode usar um tom positivo e educado. Você provavelmente usaria um tom de voz formal e informativo para relatar conhecimentos ou informações.

Por outro lado, você pode usar um tom mais assertivo com um subordinado ou alguém inferior a você. Outro exemplo é como você pode usar um tom de voz mais humorístico e mostrar mais personalidade em um ambiente informal com clientes ou colegas com quem você tem um bom relacionamento.

Quais são os tipos de tom de voz? 

Dependendo dos tipos de conversa que você está tendo, da situação e da pessoa com quem está falando, você pode mudar para um tom de voz diferente. Existem cinco tons de voz que são motivacionais, informativos, suaves, bem-humorados e respeitosos.

Tom de voz motivador

Um tom de voz motivador é frequentemente usado em uma situação de liderança. Um CEO ou gerente pode usar um tom de voz motivador para inspirar outros a alcançar o sucesso. Ter o tom certo para manter alguém motivado também é ter uma presença poderosa e construir confiança com seus colaboradores, fazendo com que a equipe se sinta mais motivada para alcançar o sucesso profissional.

Quando um líder tem um tom de voz sem essa vibração, as pessoas ouvem o conteúdo, e até serão capazes de compreendê-lo racionalmente, mas dificilmente gerará motivação extra.

Este tom está frequentemente presente na voz de quem defende uma ideia com genuína convicção. Impulsionado pela crença e pela paixão, este é um tom de voz ideal que pode ser usado tanto por líderes como por membros da equipe para motivar e inspirar outros a agir.

Tom de voz informativo 

Um tom de voz informativo na comunicação é frequentemente usado ao transmitir fatos com a intenção de educar outras pessoas. O som de um tom de voz informativo normalmente soa neutro e não haverá muitas flutuações vocais ou emoção na voz da pessoa.

Por exemplo, um supervisor pode fornecer feedback positivo e negativo à sua equipe em um tom de voz informativo. Usar outro tom de voz, como um tom de voz humorístico, pode indicar que o supervisor não leva o feedback a sério, enquanto um tom de voz suave pode não ser apropriado em um ambiente de equipe.

O conceito de uma liderança que educa, para corrigir reflete melhor esta ideia. É necessário um tom frio, claro, breve e firme que muitas vezes utiliza fatos para estabelecer limites e esclarecer resultados. Ao contrário das outras vozes, tem poucas figuras de linguagem, ou mesmo “firulas”, optando, em vez disso, por ser direta com a sua intenção.

Tom de voz suave 

Tons suaves são mais usados ​​para conversas pessoais. Palavras mais suaves atraem a outra pessoa, então ela precisa ouvir com atenção para ouvir você.  Ao falar suavemente, você faz a outra pessoa se sentir segura e cria a sensação de uma conversa mais íntima entre você e o destinatário. Ao falar suavemente, você demonstra empatia por outra pessoa, o que pode fortalecer o relacionamento.

Tom de voz humorístico

Você pode usar um tom humorístico para contar uma anedota engraçada que irá melhorar o clima e animar os outros. Há muitos benefícios em usar o humor na comunicação escrita e falada.

Quando feito corretamente, o humor usado de maneira irônica pode deixar o público à vontade, criar uma conexão forte e causar uma impressão melhor. Uma pessoa ou público que esteja mais envolvido na conversa terá maior probabilidade de absorver as informações que você apresenta.

Alguém que tem um bom senso de humor na empresa geralmente também será acessível e simpático. No entanto, é importante ter autoconhecimento, para que o seu humor não pareça inconveniente, sarcástico ou zombeteiro, pois isso pode ferir os sentimentos das pessoas e fazer você parecer uma pessoa inconveniente.

Tom de voz respeitoso 

É importante adotar um tom de voz respeitoso, quer esteja conversando com seu supervisor ou colega. Isto também significa respeitar os seus direitos e opiniões quando falam. Um tom respeitoso também é crucial ao falar com um público que você está conhecendo pela primeira vez para causar uma boa impressão.

O respeito é demonstrado pela maneira como você se dirige a alguém ao fazer contato, como fala com essa pessoa e como responde. É também pedir a opinião deles no tom certo.

Por exemplo, é prudente evitar usar um tom de voz “desafiador”, especialmente num ambiente onde não detemos a autoridade.  Nesses casos, é importante se auto estabelecer limites ao falar, e em uma situação de debate, desafiar ideias com respeito, em vez de partir para o ataque.

Um sinal de desrespeito é quando alguém não te escuta. Por exemplo, eles podem estar preocupados com outra tarefa, como estar no celular ou até mesmo ignorar você. Além disso, a pessoa pode ter inflexões vocais onde faz comentários que soam condescendentes ou sarcásticos.

Ao se comunicar de maneira respeitosa, você ouve e faz perguntas, pratica a escuta ativa, para garantir que entende o ponto de vista da outra pessoa.

O que influencia o tom de voz

Existem elementos no som da sua voz que dão sentido ao que você está dizendo. Quer sejam ditas ou não, existem nuances sutis que mudam o significado. Por exemplo, duas pessoas podem dizer a mesma coisa, mas se usarem tons vocais diferentes, a mensagem será recebida de forma diferente.

Outro exemplo é que mesmo que uma pessoa esteja falando uma língua estrangeira, você ainda pode descobrir como ela se sente por meio do tom de voz na comunicação.

Respiração

A velocidade e o ritmo com que uma pessoa respira podem demonstrar diferentes emoções e seu comportamento. A respiração profunda e lenta geralmente ajuda alguém a manter a calma. Isto permite que se fale com calma e clareza para que as suas palavras sejam facilmente compreendidas.

Comunicar-se dessa maneira também pode inspirar confiança nos outros. Respirações curtas e rápidas podem sinalizar angústia, ansiedade ou medo. Alguém que respira rapidamente durante a comunicação pode ser visto como nervoso, o que pode fazer com que a outra pessoa se sinta desconfortável.

Volume 

O volume da voz de uma pessoa pode ser um sinal de como ela se sente e como interage com os outros. Se alguém tiver uma voz mansa e suave, isso pode mostrar que a pessoa é tímida ou teme confrontos. Por outro lado, uma voz suave também pode ser íntima e mostrar ao ouvinte que você é compassivo.

Alguém que fala alto pode ser interpretado como excessivamente autoritário, especialmente em um ambiente de grupo. No entanto, uma voz alta também pode ser considerada desagradável e rude. Consequentemente, outros fatores também são importantes para determinar seu tom de voz.

Aspectos culturais do volume da voz

Se você é uma pessoa que faz negócios com o exterior, o volume e o tom de voz também podem fazer diferença. Em algumas culturas, um volume mais alto pode ser visto com alguma naturalidade, enquanto em outras, é considerado uma grande falta de educação. Fique atento a esses detalhes!

Vocalização

A vocalização na comunicação é a capacidade de ser compreendido. Isso significa usar as palavras com cuidado para transmitir uma mensagem clara e concisa.  Alguém que consegue fazer um discurso com articulação vocal clara será visto como tendo um tom informativo e poderá demonstrar sua autoridade como especialista.  No entanto, alguém que tropeça ou usa uma linguagem prolixa pode demonstrar falta de confiança ou mensagens pouco claras.

Velocidade 

A velocidade com que uma pessoa fala pode mostrar seu estado emocional. A fala lenta e intencional pode contribuir para uma presença poderosa e imponente porque as pessoas têm de esperar que você termine de falar. Por outro lado, falar devagar pode demonstrar falta de interesse e apatia, além de descomprometer as pessoas.

Alguém que fala rápido pode estar nervoso ou excessivamente animado. Por exemplo, uma pessoa cega pela perspetiva de uma grande venda pode começar a falar mais rápido do que o normal. Se você estiver apresentando ideias ao seu chefe sem estar suficientemente preparado, poderá ficar nervoso e falar mais rápido.

Ser capaz de controlar a velocidade com que você fala pode ajudá-lo a emitir o tom apropriado. Desacelerar conscientemente sua fala pode ajudá-lo a ter um tom mais informativo.

Por que o tom de voz é importante no trabalho? 

O tom de voz pode ter um impacto significativo nas capacidades de comunicação de uma pessoa, o que por sua vez pode afetar a forma como trabalham com as suas equipes, como administram uma operação comercial e como estabelecem relacionamentos com clientes e fornecedores da empresa. Existem também muitas funções que exigem fortes habilidades de comunicação, como atendimento ao cliente ou vendas.

Importância para Líderes 

Muitos funcionários admiram seus líderes empresariais. Os melhores líderes costumam ser persuasivos e influentes para que possam motivar as pessoas e fazer com que os clientes confiem neles e na marca. Ser capaz de motivar, persuadir e influenciar exigirá um forte domínio do tom de voz.

A importância do tom de voz também é demonstrada quando um líder precisa projetar confiança, motivação e compaixão de forma adequada. Uma presença imponente também pode ajudar a aumentar o respeito. Consequentemente, um bom líder deve ser capaz de alternar efetivamente entre todos os cinco tons de voz quando necessário.

Importância para os membros da equipe

Os membros da equipe precisam usar suas palavras para trabalhar de forma eficaz em um ambiente de grupo. Usar o tom de voz errado pode prejudicar o relacionamento com outros membros da equipe e afetar a eficácia e eficiência do seu trabalho.

E também saber quando demonstrar empatia, usar humor ou adicionar personalidade às suas palavras para torná-lo identificável. Isso também promove autenticidade, honestidade e abertura para que você possa se dar bem com outras pessoas.

Dominar o tom de voz e usar as palavras certas na hora certa também é muito poderoso. Isso pode ajudá-lo a se destacar quando chegar a hora de promoções, principalmente porque os cargos seniores costumam ser cargos gerenciais que exigem trabalhar com muitas partes interessadas e equipes diferentes.

Se você é um membro da equipe que faz com que outras pessoas sintam que podem contar com você e confiar em você, isso pode lhe dar um grande impulso em suas perspectivas de carreira.